Scelta del software di Task Managment

In un’azienda, grande o piccola che sia, il lavoro in team occupa un ruolo fondamentale. Quando più dipendenti lavorano insieme a un progetto è fondamentale che ci sia una buona coordinazione e comunicazione tra loro, perché solo se la distribuzione dei compiti e lo scambio tra collaboratori funzionano adeguatamente sarà possibile ottenere i risultati migliori. Ecco perché è fondamentale che tutte le unità lavorative coinvolte dispongano dei mezzi e delle informazioni necessarie per ottimizzare il processo produttivo.

Per fare ciò sono sempre di più le aziende che impiegano strumenti il project management, per lavorare in maniera più produttiva, anche a distanza (i mesi di lockdown ci hanno fatto capire l’importanza di questa “nuova” forma di lavoro), ottimizzando il processo lavorativo attraverso un’attenta progettazione, organizzazione e analisi delle cose da fare.

Tra le soluzioni disponibili ci sono software di To-Do List, Task Management e Project Management.
 

• Project Management.
  Un software di questo tipo permette alle aziende di gestire molteplici aspetti di un progetto come il roadmapping, il monitoraggio dei traguardi, la comprensione dei rischi, il calcolo del budget. 
• Task Management.
  Ideale per piccoli team che lavorano su progetti comuni e offre funzionalità di gestione delle attività più avanzate rispetto ad un software To-Do List. Permette, tra gli altri,  di pianificare le attività e monitorare lo stato d’avanzamento, ricevere notifiche via email o App per avere un promemoria sulle attività imminenti.
• To-Do-List. 
  Questi software permettono la gestione delle cose da fare, sotto forma di lista, e sono adatte a chi gestisce attività ripetitive semplificandone l’organizzazione. Un'ottima soluzione per singoli imprenditori, liberi professionisti o piccoli team di quattro o cinque persone al massimo.

Gestione delle attività con un task manager

Per chi ha la responsabilità di gestire grandi progetti e molti collaboratori è fondamentale tenere sotto controllo tutte le cose da fare. I task manager si rivelano utili perché forniscono gli strumenti necessari per lavorare con una maggior efficienza organizzando, assegnando, pianificando ogni singola attività. Inoltre la gestione delle task attraverso i software permette di ridurre gli sprechi, evitare errori umani, lavorare con efficienza, rispettare le scadenze. 

Vengono spesso integrati insieme ai software di project management per una gestione ottimale dei progetti grazie alla loro capacità di assegnare task a diverse risorse. In questo modo avremo tutti i progetti in un unico spazio dando a ogni partecipante la possibilità di accettare o meno quanto proposto. Sarà così possibile tracciare ogni singola attività consentendo a ogni membro del team di vedere chi è impegnato e in cosa. Un ottimo sistema per evitare lavori duplicati, ma soprattutto capire con estrema chiarezza chi è il responsabile di ogni singolo passaggio.

La scelta del miglior software di task management è un passo importante, bisogna prima di ogni cosa focalizzarsi sulle nostre reali necessità e su quali funzioni andremo a utilizzare. In questo può venirci incontro Appvizer che grazie al sistema di comparazione dei software potrà aiutarci nella scelta. Ogni tool ha le sue funzionalità come il monitoraggio dei tempi, l'assegnazione di deadline e la creazione di liste di compiti. In più alcuni software includono funzioni di gestione del budget, sincronizzazione delle email, promemoria delle attività ed interfacce collaborative.