Guida alla gestione del protocollo informatico via software

Pubblicato il da webwriter

http://cst.asmecal.it/ali/_content/temp/protocollo.pngNel quadro delle modifiche da apportare alla Pubblica Amministrazione, nel 2000 è stato introdotto il Protocollo Informatico. Una normativa che stabilisce nuove regole da seguire nella gestione dei documenti pubblici. L'amministrazione pubblica ha ora l'obbligo di digitalizzare tutta la documentazione cartacea per cui è prevista l'archiviazione.

IL PROTOCOLLO INFORMATICO.
Un passaggio naturale dal cartaceo all'elettronico, sancito e regolamento attraverso una norma legislativa chiara e precisa. Una scelta che può dare solo vantaggi, a partire dallo smaltimento dei numerosi faldoni e cartelle che da sempre riempiono gli scaffali degli uffici pubblici. L'idea di sviluppare un sistema d'informatizzazione nasce quindi con lo scopo di aumentare la funzionalità delle strutture pubbliche, riducendo i tempi di catalogazione e ricerca del materiale archiviato.
L'introduzione del Protocollo Informatico dimostra la sua efficacia agendo su tre aspetti fondamentali.
Eliminazione del cartaceo con la conseguente diminuzione delle strutture preposte al protocollo. Razionalizzazione dell'efficienza delle amministrazioni.
Maggiore trasparenza ed aumentata funzionalità nell'attività dei pubblici uffici.

http://www.decatec.it/images/PR_2.jpg

REQUISITI PRINCIPALI.
Il regolamento di tale normativa sancisce in maniera precisa i requisiti che il Protocollo Informatico deve avere.

  • Garantire l'integrità e la sicurezza dei dati. Per questo motivo l'accesso avverrà solo tramite un profilo utente creato e gestito dall'amministratore del sistema. Lo scopo è quello di evitare possibili intrusioni esterne.

  • Precisione e correttezza nella registrazione dei documenti, in entrata ed in uscita. Nonostante la forte dipendenza dal fattore umano (sarà sempre un dipendente dell'amministrazione ad inserire i dati), vi è comunque un valido supporto del software, grazie all'inserimento automatico e cronologico del numero di protocollo e della data.

  • Facilità nel reperimento dei documenti digitalizzati. Fase delicata ed importante, notevolmente agevolata dall'uso dei sistemi informatici. Un'interfaccia user-friendly facilita e soprattutto velocizza la ricerca nell'archivio, da effettuare tramite frasi, parole (o parti di esse) o date.

  • L'accesso alle informazioni è possibile solo tramite un apposito profilo utente, da richiedere sé si è un soggetto interessato alla consultazione dei documenti in archivio.

  • Organizzazione dei dati. Anche in questo parametro il fattore umano è determinante ed è qui che il software viene in soccorso. Tramite appositi parametri che consentono una catalogazione agevole e di facile consultazione.

Il Protocollo Informatico nasce secondo delle precise linee guida ed è a queste che ogni software, utilizzabile per l'ottimizzazione degli uffici pubblici, deve attenersi.

Con tag Guide

Per essere informato degli ultimi articoli, iscriviti:

Commenta il post